Uno de los grandes diferenciadores que ofrece Salesforce, es el foco en las automatizaciones de tareas manuales y repetitivas que consumen mucho tiempo. Salesforce se percató que posee tres grandes herramientas de automatización que tienen capacidades que se superponen. Estas son: Process Builder, Worflows (Reglas de flujo de trabajo) y Flows (Flujos).Como administrador de sistema, seguramente te has encontrado con alguno de estos problemas:
- Es difícil tener una imagen general sobre las automatizaciones existentes.
- Una creciente necesidad de crear procesos más sofisticados o complejos.
- Toma mucho tiempo mantener todas las automatizaciones y verificar que no haya procesos iguales o que de alguna forma se solapen o produzcan errores.
- Los flujos ofrecen un mayor rango de acción y un mejor rendimiento. Por ejemplo en un solo flujo es posible actualizar varios registros al mismo tiempo gracias a la opción de crear colecciones. En cambio en un “Process Builder”, solo se podrían actualizar los registros hijos o directamente relacionados con el registro seleccionado como principal. Esto a su vez se traduce que en el caso del “Process Builder” se deberían crear varios procesos para satisfacer el requerimiento consumiendo más rendimiento y teniendo varios procesos que mantener y que trabajan sobre el mismo objeto.
- Tienen una herramienta de verificación y detección de errores. Se puede emplear la herramienta de “Debug” dentro de los flujos para validar en qué parte del proceso se están presentado los errores.
- Brindan la posibilidad de acciones rápidas antes del guardado del registro.
- Permiten realizar automatizaciones que sirvan de guía al cliente en sus procesos (screen flows), etc.
- Como parte de la migración Salesforce mantendrá informados a sus clientes a través de sus portales y correos electrónicos sobre las etapas de migración. Te dejamos una línea de tiempo con el progreso de migración hasta ahora propuesto por Salesforce. En la imagen siguiente te mostramos la línea de tiempo propuesta por Salesforce hasta el momento.
- Inicia tus estudios sobre los flujos. Hay muchas herramientas que ofrece Salesforce para aprender sobre este tema, como por ejemplo, un módulo de Trailhead, que es su portal oficial. Te dejo uno de los módulos de aprendizaje de flujos para que vayas aprendiendo. https://trailhead.salesforce.com/es/content/learn/modules/flow-basics?trail_id=automate_business_processes
- Oriéntate sobre las mejores prácticas al momento de migrar tu «Process builder y «Workflows». Actualmente, Salesforce está construyendo herramientas para que puedas migrar uno por uno tus procesos de automatización a flujos. Pero también ten en cuenta que se recomiendan tres flows por objeto. Uno para “antes de crear y actualizar”, otro para “después de crear y actualizar” y otro para “antes de eliminar”. Claro está, que puede haber excepciones, pero ten presente que habrá procesos que necesitarás analizar y unificar durante tu migración.
- Emplea herramientas como Flow Trigger Explorer para ayudarte a tener una vista panorámica de todos los flujos asociados a un objeto. Te permite visualizar cuando un registro es creado, actualizado o eliminado. También te permite ver los detalles de un flujo particular. Este puedes emplearlo para entender tus flujos actuales y poder evaluar cuales deberás unificar con tus “Process Builder” y “Workflows”.
- Actualización de registro
- Crear registro
- Flujo de invocación
- Invocar APEX
- Alerta de email